# Office & Επεξεργασία εγγράφων Collabora Office και επεξεργαασία εγγράφων # Ταυτόχρονη επεξεργασία εγγράφων Office online (Nextcloud Office / Collabora Online) ## Σκοπός Το Nextcloud, μέσω της ενσωμάτωσης με το **Collabora Online**, επιτρέπει το άνοιγμα και την επεξεργασία αρχείων **Word (.docx), Excel (.xlsx) και PowerPoint (.pptx)** απευθείας μέσα στον browser, χωρίς λήψη ή τοπική εγκατάσταση του Office. Πολλά μέλη μιας ομάδας μπορούν να ανοίξουν **το ίδιο αρχείο ταυτόχρονα** και να βλέπουν σε πραγματικό χρόνο τις αλλαγές και τον δρομέα (cursor) των υπολοίπων, χωρίς να χρειάζεται να στέλνουν το αρχείο ξανά και ξανά με email. Ο οδηγός καλύπτει το άνοιγμα ενός εγγράφου, την πρόσκληση συναδέλφων, και το πώς φαίνεται η ταυτόχρονη συνεργασία μέσα στο έγγραφο. > **Προαπαιτούμενο:** Απαιτείται ενεργή σύνδεση του Nextcloud με διακομιστή **Collabora Online (coolwsd)**, ρυθμισμένη από τον διαχειριστή. Χωρίς αυτήν, τα αρχεία Office ανοίγουν μόνο για λήψη (download), όχι για online επεξεργασία. --- ## 1. Άνοιγμα εγγράφου για επεξεργασία (Open a document for editing) ### 1.1 Δημιουργία ή άνοιγμα αρχείου (Create or open a file) 1. Στην εφαρμογή **«Αρχεία» (Files)**, είτε ανεβάστε ένα υπάρχον αρχείο .docx/.xlsx/.pptx, είτε δημιουργήστε νέο πατώντας **«+ New» → «Νέο έγγραφο / υπολογιστικό φύλλο / παρουσίαση»**. [![ημιουργία νέου εγγράφου Office](https://docs.ellak.gr/uploads/images/gallery/2026-09/scaled-1680-/us-06-1.png)](https://docs.ellak.gr/uploads/images/gallery/2026-09/us-06-1.png) 2. Ονομάστε το αρχείο όπως επιθυμείτε. [![Ονομάστε το αρχείο](https://docs.ellak.gr/uploads/images/gallery/2026-09/scaled-1680-/us-06-2.png)](https://docs.ellak.gr/uploads/images/gallery/2026-09/us-06-2.png) 3. Πατήστε πάνω στο αρχείο για να ανοίξει. ### 1.2 Ο online editor ανοίγει αυτόματα (Online editor opens) Το αρχείο ανοίγει απευθείας στον browser, μέσα στο ίδιο παράθυρο του Nextcloud, με τη γνώριμη διάταξη ενός επεξεργαστή Office (κορδέλα εργαλείων, γραμμή κατάστασης). Πάνω δεξιά εμφανίζεται η ένδειξη ότι το έγγραφο αποθηκεύεται αυτόματα. [![Το έγγραφο ανοιχτό στον online editor](https://docs.ellak.gr/uploads/images/gallery/2026-09/scaled-1680-/us-06-3.png)](https://docs.ellak.gr/uploads/images/gallery/2026-09/us-06-3.png) --- ## 2. Πρόσκληση συναδέλφων στο ίδιο έγγραφο (Invite colleagues) ### 2.1 Κοινή χρήση του αρχείου (Share the file) 1. Μέσα στον editor ή από τη λίστα αρχείων, πατήστε το εικονίδιο **κοινής χρήσης** και προσθέστε τον συνάδελφο ή την ομάδα (π.χ. έναν φάκελο ομάδας, βλ. τον αντίστοιχο οδηγό Group/Team folders) με δικαίωμα **επεξεργασίας (edit)**. 2. Ο συνάδελφος βλέπει το αρχείο στη δική του λίστα «Αρχεία» ή λαμβάνει ειδοποίηση/email κοινοποίησης. [![Κοινή χρήση αρχείου με δικαίωμα επεξεργασίας](https://docs.ellak.gr/uploads/images/gallery/2026-09/scaled-1680-/us-06-4.png)](https://docs.ellak.gr/uploads/images/gallery/2026-09/us-06-4.png) ### 2.2 Ταυτόχρονο άνοιγμα από τον συνάδελφο (Colleague opens the same file) Όταν ο συνάδελφος ανοίξει το ίδιο αρχείο (από το δικό του λογαριασμό), μπαίνει αυτόματα στην **ίδια ζωντανή συνεδρία επεξεργασίας (live session)** — δεν δημιουργείται ξεχωριστό αντίγραφο. --- ## 3. Συνεργασία σε πραγματικό χρόνο (Real-time collaboration) ### 3.1 Ορατότητα άλλων χρηστών (Who else is editing) Πάνω δεξιά στον editor εμφανίζεται μια στοίβα από **avatars** με όλους όσους έχουν ανοιχτό αυτή τη στιγμή το έγγραφο. Κάθε χρήστης αντιστοιχεί σε ένα μοναδικό **χρώμα**. [![Avatars συνδεδεμένων χρηστών πάνω δεξιά](https://docs.ellak.gr/uploads/images/gallery/2026-09/scaled-1680-/us-06-5.png)](https://docs.ellak.gr/uploads/images/gallery/2026-09/us-06-5.png) ### 3.2 Ορατοί δρομείς και αλλαγές άλλων χρηστών (Live cursors & changes) Καθώς κάθε χρήστης πληκτρολογεί ή επιλέγει περιεχόμενο: - Ο **δρομέας (cursor)** του εμφανίζεται στους υπόλοιπους με το όνομα/χρώμα του πάνω από τη θέση όπου γράφει. - Το κείμενο ή τα κελιά που επεξεργάζεται επισημαίνονται στιγμιαία με το χρώμα του. - Οι αλλαγές συγχρονίζονται **σχεδόν σε πραγματικό χρόνο** σε όλους τους συνδεδεμένους χρήστες, χωρίς να χρειάζεται χειροκίνητο refresh ή αποθήκευση. [![Δρομέας άλλου χρήστη ορατός μέσα στο έγγραφο](https://docs.ellak.gr/uploads/images/gallery/2026-09/scaled-1680-/us-06-6.png)](https://docs.ellak.gr/uploads/images/gallery/2026-09/us-06-6.png) ### 3.3 Σχόλια μέσα στο έγγραφο (Comments) Οι χρήστες μπορούν να προσθέσουν **σχόλια (Comments)** πάνω σε συγκεκριμένο σημείο του εγγράφου (επιλογή κειμένου/κελιού → εικονίδιο σχολίου στην κορδέλα), ορατά σε όλους τους συνεργάτες, χρήσιμα για διευκρινίσεις χωρίς να αλλάζει το ίδιο το περιεχόμενο. [![Προσθήκη σχολίου σε σημείο του εγγράφου](https://docs.ellak.gr/uploads/images/gallery/2026-09/scaled-1680-/us-06-7.png)](https://docs.ellak.gr/uploads/images/gallery/2026-09/us-06-7.png) > 💡 **Σημείωση:** Όλες οι αλλαγές αποθηκεύονται αυτόματα ως νέες **εκδόσεις (versions)** του αρχείου — δείτε τον οδηγό «Προβολή και επαναφορά παλαιότερων εκδόσεων αρχείου» αν χρειαστεί να επαναφέρετε προηγούμενη κατάσταση του εγγράφου. --- ## 4. Επιβεβαίωση Λειτουργίας (Test Scenarios) | Δοκιμή | Αναμενόμενο αποτέλεσμα | |---|---| | Δύο χρήστες ανοίγουν το ίδιο αρχείο ταυτόχρονα | Και οι δύο βλέπουν το avatar/παρουσία του άλλου πάνω δεξιά στον editor | | Χρήστης Α πληκτρολογεί κείμενο | Ο χρήστης Β βλέπει το νέο κείμενο να εμφανίζεται σχεδόν άμεσα, με τον δρομέα του Α ορατό | | Χρήστης Β επεξεργάζεται διαφορετικό σημείο του ίδιου εγγράφου ταυτόχρονα | Δεν υπάρχει σύγκρουση· και οι δύο αλλαγές ενσωματώνονται κανονικά | | Χρήστης χωρίς δικαίωμα «edit» ανοίγει το αρχείο | Το βλέπει μόνο για ανάγνωση (view-only), χωρίς δυνατότητα πληκτρολόγησης | | Προσθήκη σχολίου από έναν χρήστη | Το σχόλιο εμφανίζεται άμεσα και στους υπόλοιπους συνδεδεμένους χρήστες | | Αποσύνδεση ενός χρήστη από τη συνεδρία | Το avatar του εξαφανίζεται από τη λίστα συνδεδεμένων, οι υπόλοιποι συνεχίζουν κανονικά | --- ## 5. Συχνά Προβλήματα & Λύσεις | Πρόβλημα | Πιθανή Αιτία | Λύση | |---|---|---| | Το αρχείο ανοίγει μόνο για λήψη, όχι για online επεξεργασία | Δεν υπάρχει ρυθμισμένη σύνδεση με Collabora Online (coolwsd) στον server | Ελέγξτε τη ρύθμιση της εφαρμογής «Nextcloud Office» στις ρυθμίσεις διαχειριστή, επιβεβαιώστε ότι ο διακομιστής coolwsd είναι προσβάσιμος | | Δεν φαίνονται οι δρομείς/avatars άλλων χρηστών | Οι χρήστες άνοιξαν ξεχωριστά αντίγραφα του αρχείου αντί για κοινή συνεδρία, ή πρόβλημα δικτύου/websocket | Επιβεβαιώστε ότι όλοι ανοίγουν το ίδιο ακριβώς αρχείο (ίδιο file ID), ελέγξτε τη σύνδεση websocket προς τον coolwsd | | Καθυστέρηση στη συγχρονισμό αλλαγών μεταξύ χρηστών | Αργή σύνδεση δικτύου ή φόρτος στον διακομιστή Collabora | Ελέγξτε την απόδοση/φόρτο του coolwsd server· εξετάστε οριζόντια κλιμάκωση αν συμβαίνει συχνά | | Ένας συνάδελφος δεν μπορεί να επεξεργαστεί, μόνο να δει το αρχείο | Το δικαίωμα κοινής χρήσης είναι read-only | Αλλάξτε το δικαίωμα σε «Can edit» από το πλαίσιο κοινής χρήσης (ενότητα 2.1) | | Χάθηκαν αλλαγές μετά από απότομη αποσύνδεση (π.χ. διακοπή δικτύου) | Οι τελευταίες αλλαγές δεν πρόλαβαν να συγχρονιστούν με τον server πριν την αποσύνδεση | Ελέγξτε το ιστορικό εκδόσεων (Versions) για την πιο πρόσφατη αποθηκευμένη έκδοση πριν τη διακοπή | # Σχόλια και @mentions σε έγγραφο (Comments & mentions) ## Σκοπός Κάθε αρχείο στο Nextcloud (συμπεριλαμβανομένων εγγράφων Word/Excel/PowerPoint) διαθέτει ένα ενσωματωμένο **σύστημα σχολίων (Comments)**, ορατό ως thread στο πλάι του εγγράφου. Μέσα σε ένα σχόλιο, ο χρήστης μπορεί να κάνει **@mention** σε συγκεκριμένο συνάδελφο, ο οποίος λαμβάνει αυτόματα ειδοποίηση — έτσι μπορεί κανείς να ζητήσει feedback ή να επισημάνει κάτι σε συγκεκριμένο άτομο, χωρίς να βγει από το Nextcloud ή να στείλει ξεχωριστό email. --- ## 1. Άνοιγμα του πλαισίου σχολίων (Open the Comments panel) ### 1.1 Από τη λίστα αρχείων (Details → Comments tab) 1. Στην εφαρμογή **«Αρχεία» (Files)**, πατήστε **«…»** πάνω στο έγγραφο και επιλέξτε **«Λεπτομέρειες» (Details)**. 2. Στο πλαϊνό πλαίσιο, πατήστε την καρτέλα **«Δραστηριότητα» (Activity)**. Εμφανίζεται το ιστορικό σχολίων του αρχείου, ή η ένδειξη «No comments» αν δεν υπάρχει ακόμα κανένα. [![Καρτέλα Σχόλια στις λεπτομέρειες αρχείου](https://docs.ellak.gr/uploads/images/gallery/2026-10/scaled-1680-/us-08-1.png)](https://docs.ellak.gr/uploads/images/gallery/2026-10/us-08-1.png) ### 1.2 Μέσα από τον online editor (While editing the document) Όταν το έγγραφο είναι ήδη ανοιχτό για επεξεργασία (Nextcloud Office / Collabora — βλ. τον σχετικό οδηγό συνεργατικής επεξεργασίας), το ίδιο πλαίσιο σχολίων είναι προσβάσιμο από το πλάι της οθόνης, χωρίς να χρειάζεται να κλείσετε τον editor. Έτσι το σχόλιο παραμένει **δίπλα στο έγγραφο ενώ αυτό επεξεργάζεται**, ακριβώς όπως ζητά το AC. [![Πλαίσιο σχολίων ανοιχτό δίπλα στον online editor](https://docs.ellak.gr/uploads/images/gallery/2026-10/scaled-1680-/us-08-2.png)](https://docs.ellak.gr/uploads/images/gallery/2026-10/us-08-2.png) --- ## 2. Προσθήκη σχολίου και @mention (Add a comment & mention a colleague) ### 2.1 Γράψιμο σχολίου (Write a comment) 1. Στο πεδίο **«Νέο σχόλιο…» («New comment…»)**, πληκτρολογήστε το κείμενο του σχολίου σας. 2. Πατήστε το εικονίδιο αποστολής (→) ή Enter για να το δημοσιεύσετε. [![Γράψιμο σχολίου](https://docs.ellak.gr/uploads/images/gallery/2026-10/scaled-1680-/us-08-3.png)](https://docs.ellak.gr/uploads/images/gallery/2026-10/us-08-3.png) ### 2.2 @mention συναδέλφου (Mention a colleague) 1. Μέσα στο κείμενο του σχολίου, πληκτρολογήστε **«@»** ακολουθούμενο από τα πρώτα γράμματα του ονόματος. 2. Εμφανίζεται αυτόματη λίστα προτάσεων (autocomplete) με χρήστες/ομάδες που ταιριάζουν. 3. Επιλέξτε τον συνάδελφο από τη λίστα — το όνομά του εμφανίζεται τώρα ως ειδική, επισημασμένη ετικέτα (mention chip) μέσα στο σχόλιο. 4. Πατήστε αποστολή. [![Autocomplete λίστα κατά την πληκτρολόγηση @mention](https://docs.ellak.gr/uploads/images/gallery/2026-10/scaled-1680-/us-08-4.png)](https://docs.ellak.gr/uploads/images/gallery/2026-10/us-08-4.png) [![χόλιο δημοσιευμένο με @mention μέσα στο κείμενο](https://docs.ellak.gr/uploads/images/gallery/2026-10/scaled-1680-/us-08-5.png)](https://docs.ellak.gr/uploads/images/gallery/2026-10/us-08-5.png) **ΣΗΜΕΙΩΣΗ:** Με τον ίδιο τρόπο, μπορείτε να εισάγετε emoji με την χρήση του **«:»** ενώ με την χρήση του **«/»** μπορείτε να επιλέξετε μεταξύ διαφόρων εφαρμογών. [![Smart picker](https://docs.ellak.gr/uploads/images/gallery/2026-10/scaled-1680-/us-08-6.png)](https://docs.ellak.gr/uploads/images/gallery/2026-10/us-08-6.png) ### 2.3 mention συναδέλφου στο κείμενο (Mention a colleague) Σχόλια μπορείτε να αφήσετε και εντός κειμένου, κάνοντας mention κάποιον/α συνάδελφο. 1. Στο κείμενο επάνω, σημειώστε το κείμενο που θέλετε να δει ο/η συνάδελφος και πατήστε το **«@»** και θα εμφανισμτούν οι χρήστες. Ξεκινάτε να πληκτρολογείτε. [![Mention as comment(https://docs.ellak.gr/uploads/images/gallery/2026-10/scaled-1680-/us-08-8.png)](https://docs.ellak.gr/uploads/images/gallery/2026-10/us-08-8.png) 2. Επιλέξτε τον/την συνάδελφο, θα λάβει ειδοποίηση να δει σχόλιο στο κείμενο. [![Mention](https://docs.ellak.gr/uploads/images/gallery/2026-10/scaled-1680-/us-08-10.png)](https://docs.ellak.gr/uploads/images/gallery/2026-10/us-08-10.png) ### 2.4 Απάντηση σε σχόλιο (Reply within the thread) Κάτω από κάθε σχόλιο υπάρχει επιλογή **«Απάντηση» (Reply)**, ώστε η συζήτηση να παραμένει οργανωμένη ως **thread** κάτω από το αρχικό σχόλιο, αντί να δημιουργούνται ασύνδετα μηνύματα. --- ## 3. Ειδοποίηση του mentioned χρήστη (Notification for the mentioned user) ### 3.1 Ειδοποίηση εντός εφαρμογής (In-app notification) Μόλις δημοσιευτεί το σχόλιο με το @mention, ο/η συνάδελφος λαμβάνει **άμεση ειδοποίηση** στο εικονίδιο με το κουδούνι (🔔) πάνω δεξιά στο Nextcloud, με σύνδεσμο που τον οδηγεί απευθείας στο σχόλιο μέσα στο έγγραφο. [![Ειδοποίηση mention στον κώδωνα ειδοποιήσεων](https://docs.ellak.gr/uploads/images/gallery/2026-10/scaled-1680-/us-08-7.png)](https://docs.ellak.gr/uploads/images/gallery/2026-10/us-08-7.png) ### 3.2 Ειδοποίηση μέσω email (αν είναι ενεργή) Αν ο χρήστης έχει ενεργοποιημένες τις ειδοποιήσεις μέσω email (στις προσωπικές του ρυθμίσεις), λαμβάνει επιπλέον ένα email με το περιεχόμενο του σχολίου και σύνδεσμο προς το αρχείο. > 💡 **Σημείωση:** Μόλις κάποιος κάνει mention σε έναν χρήστη μέσα σε ένα σχόλιο, ο χρήστης αυτός προστίθεται αυτόματα ως «παρατηρητής» (watcher) του συγκεκριμένου thread σχολίων — θα λαμβάνει ειδοποιήσεις και για μελλοντικές απαντήσεις στο ίδιο thread, όχι μόνο για το αρχικό mention. --- ## 4. Επιβεβαίωση Λειτουργίας (Test Scenarios) | Δοκιμή | Αναμενόμενο αποτέλεσμα | |---|---| | Προσθήκη σχολίου χωρίς mention | Το σχόλιο εμφανίζεται στο thread, ορατό σε όποιον έχει πρόσβαση στο αρχείο· καμία ειδοποίηση δεν στέλνεται | | Προσθήκη σχολίου με @mention συναδέλφου | Ο mentioned συνάδελφος λαμβάνει ειδοποίηση εντός εφαρμογής (και email, αν ενεργό) | | Απάντηση (Reply) σε υπάρχον σχόλιο | Η απάντηση εμφανίζεται ένθετη κάτω από το αρχικό σχόλιο, ως μέρος του ίδιου thread | | Δεύτερος χρήστης απαντά σε thread όπου έχει γίνει mention πρώτου χρήστη | Ο πρώτος χρήστης λαμβάνει ειδοποίηση και για τη νέα απάντηση, ως watcher του thread | | Άνοιγμα σχολίων ενώ το έγγραφο είναι ανοιχτό στον online editor | Το πλαίσιο σχολίων εμφανίζεται στο πλάι της οθόνης επεξεργασίας, χωρίς έξοδο από τον editor | | Χρήστης χωρίς πρόσβαση στο αρχείο αναφέρεται (mention) | Δεν είναι δυνατό — το autocomplete εμφανίζει μόνο χρήστες που ήδη έχουν πρόσβαση στο αρχείο | --- ## 5. Συχνά Προβλήματα & Λύσεις | Πρόβλημα | Πιθανή Αιτία | Λύση | |---|---|---| | Ο συνάδελφος δεν λαμβάνει ειδοποίηση για το mention | Δεν έχει πρόσβαση στο αρχείο, οπότε δεν εμφανίστηκε καν στο autocomplete/δεν καταχωρήθηκε σωστά το mention | Επιβεβαιώστε ότι ο συνάδελφος έχει τουλάχιστον δικαίωμα ανάγνωσης στο αρχείο πριν τον αναφέρετε | | Δεν λαμβάνει email ειδοποίησης, μόνο ειδοποίηση εντός εφαρμογής | Οι ειδοποιήσεις μέσω email δεν είναι ενεργοποιημένες στις προσωπικές ρυθμίσεις του χρήστη | Ο χρήστης πρέπει να ενεργοποιήσει τις email ειδοποιήσεις από «Ρυθμίσεις → Ειδοποιήσεις» | | Το autocomplete του @mention δεν εμφανίζει τον αναμενόμενο συνάδελφο | Ο συνάδελφος δεν έχει πρόσβαση στο συγκεκριμένο αρχείο/φάκελο | Δώστε πρόσβαση (κοινή χρήση) στο αρχείο πριν προσπαθήσετε να τον αναφέρετε | | Δεν φαίνεται η καρτέλα «Comments» σε κάποιο αρχείο | Ο τύπος αρχείου δεν υποστηρίζεται, ή η εφαρμογή σχολίων έχει απενεργοποιηθεί | Επιβεβαιώστε ότι το app `comments` είναι ενεργό (`occ app:enable comments`) | | Παλιά σχόλια/mentions εξαφανίστηκαν από ένα αρχείο | Το αρχείο μετακινήθηκε/μετονομάστηκε δραστικά, ή διαγράφηκε και επαναφέρθηκε | Τα σχόλια συνδέονται με το εσωτερικό file ID· έλεγχος ιστορικού (Versions/Deleted files) αν χρειάζεται επιβεβαίωση |