# Ημερολόγιο & Επαφές

Εργασίες με το ημερολόγιο και τις επαφές.

# Προγραμματισμός ραντεβού μέσω Ημερολογίου (Appointment scheduling)

## Σκοπός

Αυτός ο οδηγός εξηγεί πώς μπορείτε να δημιουργήσετε έναν **προσωπικό σύνδεσμο ραντεβού (Appointment schedule)** στο **«Ημερολόγιο» (Calendar)** του Nextcloud, ώστε άλλα άτομα να μπορούν να κλείνουν μόνα τους μια συνάντηση μαζί σας — χωρίς να χρειάζεται να ανταλλάξετε πολλά email για να βρείτε κοινή διαθέσιμη ώρα.

Ο οδηγός καλύπτει δύο πλευρές:
1. **Πώς δημιουργείτε εσείς** το πρόγραμμα ραντεβού (τη σελίδα κράτησης) — ενότητα 1.
2. **Πώς κλείνει ραντεβού ο επισκέπτης**, χρησιμοποιώντας τον σύνδεσμο που θα του στείλετε — ενότητα 2.

---

## 1. Δημιουργία προγράμματος ραντεβού (Create appointment schedule)

### 1.1 Άνοιγμα του Ημερολογίου (Calendar)

Συνδεθείτε στο Nextcloud και επιλέξτε την εφαρμογή **«Calendar» (Ημερολόγιο)** από το πάνω μενού εφαρμογών.

[![Επιλογή ημερολογίου](https://docs.ellak.gr/uploads/images/gallery/2026-09/scaled-1680-/1-calendar.png)](https://docs.ellak.gr/uploads/images/gallery/2026-09/1-calendar.png)

### 1.2 Δημιουργία νέου προγράμματος (New appointment schedule)

Στην αριστερή στήλη του Ημερολογίου, θα δείτε την ενότητα **«Appointment schedules» (Προγράμματα ραντεβού)**. Πατήστε το εικονίδιο **«+»** δίπλα της, ή το κουμπί **«Create new»** που εμφανίζεται, για να ξεκινήσετε τη δημιουργία ενός νέου προγράμματος.

[![Appointments schedule](https://docs.ellak.gr/uploads/images/gallery/2026-09/scaled-1680-/2-appointments-schedule.png)](https://docs.ellak.gr/uploads/images/gallery/2026-09/2-appointments-schedule.png)

### 1.3 Βασικά στοιχεία του ραντεβού (Basic appointment details)

Θα ανοίξει ένα παράθυρο με τίτλο **«Create appointment schedule»**. Εδώ συμπληρώνετε:

- **Appointment name** (Όνομα ραντεβού): π.χ. «Meeting with Efstathios Iosifidis» — αυτό είναι ο τίτλος που θα βλέπει ο επισκέπτης.
- **Location** (Τοποθεσία): π.χ. «Online», αν η συνάντηση γίνεται διαδικτυακά.
- **Description** (Περιγραφή): μια σύντομη εξήγηση για το τι αφορά το ραντεβού.
- **Duration** (Διάρκεια σε λεπτά): πόσο θα διαρκεί κάθε συνάντηση, π.χ. 30 λεπτά.
- **Increments** (Βήμα ωρών): κάθε πόσα λεπτά θα εμφανίζονται διαθέσιμες ώρες προς επιλογή (π.χ. ανά 15 λεπτά).
- **Booking calendar** (Ημερολόγιο κράτησης): σε ποιο δικό σας ημερολόγιο θα καταχωρείται αυτόματα το ραντεβού μόλις κλειστεί (π.χ. «Personal»).
- **Calendars to check for conflicts** (Ημερολόγια για έλεγχο συγκρούσεων): ποια άλλα ημερολόγιά σας θα ελέγχονται, ώστε να μην προταθεί ώρα που ήδη έχετε κάτι άλλο προγραμματισμένο.
- **Visibility** (Ορατότητα):
  - **Public** – εμφανίζεται στη δημόσια σελίδα προφίλ σας, ή
  - **Private** – προσβάσιμο μόνο σε όποιον στείλετε εσείς τον σύνδεσμο (συνιστάται για ραντεβού με συγκεκριμένα άτομα).

[![Create appointment](https://docs.ellak.gr/uploads/images/gallery/2026-09/scaled-1680-/3-create-appointment.png)](https://docs.ellak.gr/uploads/images/gallery/2026-09/3-create-appointment.png)

[![Appointment setting](https://docs.ellak.gr/uploads/images/gallery/2026-09/scaled-1680-/3-appointment-setting.png)](https://docs.ellak.gr/uploads/images/gallery/2026-09/3-appointment-setting.png)

### 1.4 Διαθεσιμότητα ωρών (Booking availability)

Στη συνέχεια της ίδιας φόρμας, θα βρείτε την ενότητα **«Booking availability»**, όπου ορίζετε **ποιες ημέρες και ώρες** είστε διαθέσιμοι για ραντεβού. Για κάθε ημέρα της εβδομάδας μπορείτε να:

- Ορίσετε ώρα έναρξης και λήξης (π.χ. Δευτέρα έως Παρασκευή, 09:00 π.μ. έως 05:00 μ.μ.).
- Προσθέσετε επιπλέον χρονικά διαστήματα με το **«+»** (π.χ. αν θέλετε πρωί και απόγευμα ξεχωριστά).
- Αφήσετε μια ημέρα χωρίς ώρες («No times set»), όπως το Σαββατοκύριακο, αν δεν είστε διαθέσιμοι.

[![Booking availability](https://docs.ellak.gr/uploads/images/gallery/2026-09/scaled-1680-/4-booking-availability.png)](https://docs.ellak.gr/uploads/images/gallery/2026-09/4-booking-availability.png)

### 1.5 Περιορισμοί προγραμματισμού (Planning restrictions)

Παρακάτω στη φόρμα υπάρχει η ενότητα **«Planning restrictions»**, όπου μπορείτε να προσθέσετε επιπλέον κανόνες για να προστατέψετε το πρόγραμμά σας:

- **Buffer before the event** (Χρόνος «ασφαλείας» πριν το ραντεβού): π.χ. 15 λεπτά κενό πριν από κάθε συνάντηση.
- **Buffer after the event** (Χρόνος «ασφαλείας» μετά το ραντεβού): αντίστοιχο κενό μετά.
- **Minimum time before next slot** (Ελάχιστος χρόνος πριν την επόμενη διαθέσιμη ώρα): π.χ. κάποιος δεν μπορεί να κλείσει ραντεβού λιγότερο από 15 λεπτά πριν αρχίσει.
- **Max slots per day** (Μέγιστος αριθμός ραντεβού ανά ημέρα): π.χ. το πολύ 3 ραντεβού την ημέρα.
- **Limit how far in the future appointments can be booked** (Περιορισμός πόσο μπροστά στο μέλλον μπορεί να κλειστεί ραντεβού): π.χ. έως 2 μήνες μπροστά.

Αφού ολοκληρώσετε τις ρυθμίσεις, πατήστε **«Save» (Αποθήκευση)**.

[![Planning restrictions](https://docs.ellak.gr/uploads/images/gallery/2026-09/scaled-1680-/5-planning-restrictions.png)](https://docs.ellak.gr/uploads/images/gallery/2026-09/5-planning-restrictions.png)

[![Planing restrictions complete](https://docs.ellak.gr/uploads/images/gallery/2026-09/scaled-1680-/6-planing-restrictions.png)](https://docs.ellak.gr/uploads/images/gallery/2026-09/6-planing-restrictions.png)

### 1.6 Ολοκλήρωση και λήψη συνδέσμου (Finish & copy link)

Μόλις αποθηκευτεί το πρόγραμμα ραντεβού, θα εμφανιστεί μήνυμα επιβεβαίωσης **«Appointment schedule successfully created»**. Από εκεί μπορείτε να:

- Πατήσετε **«Preview»** για να δείτε πώς φαίνεται η σελίδα κράτησης στον επισκέπτη.
- Πατήσετε **«Copy link»** για να αντιγράψετε τον σύνδεσμο και να τον στείλετε στο άτομο με το οποίο θέλετε να κλείσετε ραντεβού (π.χ. μέσω email).

[![Schedule created](https://docs.ellak.gr/uploads/images/gallery/2026-09/scaled-1680-/7-schedule-created.png)](https://docs.ellak.gr/uploads/images/gallery/2026-09/7-schedule-created.png)

---

## 2. Κράτηση ραντεβού από τον επισκέπτη (Guest booking flow)

Αυτή η ενότητα δείχνει τι θα δει και τι θα κάνει το άτομο που λαμβάνει τον σύνδεσμο ραντεβού σας.

### 2.1 Επιλογή ημερομηνίας και ώρας

Ο επισκέπτης ανοίγει τον σύνδεσμο που του στείλατε και βλέπει μια σελίδα με:

- Το όνομά σας και τον τίτλο του ραντεβού.
- Ένα ημερολόγιο, όπου επιλέγει την ημερομηνία που τον βολεύει.
- Μια λίστα με τις διαθέσιμες ώρες για εκείνη την ημέρα (βάσει των ρυθμίσεων των ενοτήτων 1.4 και 1.5).

[![Book a meeting](https://docs.ellak.gr/uploads/images/gallery/2026-09/scaled-1680-/8-book-a-meeting.png)](https://docs.ellak.gr/uploads/images/gallery/2026-09/8-book-a-meeting.png)

### 2.2 Καταχώρηση στοιχείων

Αφού ο επισκέπτης επιλέξει ώρα, εμφανίζεται φόρμα όπου συμπληρώνει:

- Το όνομά του.
- Τη διεύθυνση email του.
- Ένα προαιρετικό μήνυμα, στο πεδίο «Παρακαλούμε μοιραστείτε ό,τι θα βοηθούσε…» (π.χ. τον λόγο της συνάντησης).

Στη συνέχεια πατάει **«Κλείσιμο ραντεβού»**.

[![Book a meeting with me](https://docs.ellak.gr/uploads/images/gallery/2026-09/scaled-1680-/9-book-a-meeting-with-me.png)](https://docs.ellak.gr/uploads/images/gallery/2026-09/9-book-a-meeting-with-me.png)

[![Enter your data](https://docs.ellak.gr/uploads/images/gallery/2026-09/scaled-1680-/10-enter-your-data.png)](https://docs.ellak.gr/uploads/images/gallery/2026-09/10-enter-your-data.png)

### 2.3 Επιβεβαίωση μέσω email (Email confirmation)

Μετά την υποβολή, ο επισκέπτης βλέπει μήνυμα ότι πρέπει **να επιβεβαιώσει την κράτησή του μέσω email**, για να αποφευχθούν ψεύτικες ή τυχαίες κρατήσεις.

[![Check your mail](https://docs.ellak.gr/uploads/images/gallery/2026-09/scaled-1680-/tuE11-check-your-mail.png)](https://docs.ellak.gr/uploads/images/gallery/2026-09/tuE11-check-your-mail.png)

Παράλληλα, ο επισκέπτης λαμβάνει email με θέμα «παρακαλώ επιβεβαιώστε την κράτησή σας» και κουμπί **«Επιβεβαίωση»**, το οποίο μπορεί εναλλακτικά να χρησιμοποιήσει από τα εισερχόμενά του για να ολοκληρώσει την ίδια ενέργεια.

[![Verify](https://docs.ellak.gr/uploads/images/gallery/2026-09/scaled-1680-/12-verify.png)](https://docs.ellak.gr/uploads/images/gallery/2026-09/12-verify.png)

Ανοίγοντας τον σύνδεσμο επιβεβαίωσης, ο επισκέπτης βλέπει μια σελίδα **«Confirm your appointment»** με σύνοψη των στοιχείων του ραντεβού (ημερομηνία, ώρα, ζώνη ώρας, στοιχεία διοργανωτή) και πατάει το κουμπί **«Confirm»**.

[![Verify your appointment](https://docs.ellak.gr/uploads/images/gallery/2026-09/scaled-1680-/12-0-verify-your-appointment.png)](https://docs.ellak.gr/uploads/images/gallery/2026-09/12-0-verify-your-appointment.png)

Αμέσως μετά εμφανίζεται μήνυμα που επιβεβαιώνει ότι η κράτηση ολοκληρώθηκε επιτυχώς **(«Thank you. Your booking … has been confirmed»)**.

[![Verified](https://docs.ellak.gr/uploads/images/gallery/2026-09/scaled-1680-/12-1-verified.png)](https://docs.ellak.gr/uploads/images/gallery/2026-09/12-1-verified.png)

Μόλις επιβεβαιώσει, λαμβάνει ένα δεύτερο email που επιβεβαιώνει ότι η κράτηση έγινε δεκτή, με όλα τα στοιχεία του ραντεβού και οδηγίες για το πώς μπορεί να το ακυρώσει αν χρειαστεί (απαντώντας στο email ή επισκεπτόμενος τη σελίδα προφίλ σας).

[![Verified](https://docs.ellak.gr/uploads/images/gallery/2026-09/scaled-1680-/13-verified.png)](https://docs.ellak.gr/uploads/images/gallery/2026-09/13-verified.png)

Ταυτόχρονα, **εσείς ως διοργανωτής** λαμβάνετε ένα δικό σας ενημερωτικό email, που σας πληροφορεί ότι κάποιος έκλεισε ραντεβού μαζί σας, με τα στοιχεία του επισκέπτη (όνομα, email), την περιγραφή, την ημερομηνία/ώρα και τυχόν σχόλιο που άφησε.

[![Notification](https://docs.ellak.gr/uploads/images/gallery/2026-09/scaled-1680-/14-notification.png)](https://docs.ellak.gr/uploads/images/gallery/2026-09/14-notification.png)

### 2.4 Το ραντεβού στο ημερολόγιό σας (Appointment on your calendar)

Τέλος, το ραντεβού καταχωρείται αυτόματα στο ημερολόγιό σας (στο «Booking calendar» που είχατε επιλέξει στην ενότητα 1.3). Ανοίγοντάς το, βλέπετε:

- Τον τίτλο και την ώρα του ραντεβού.
- Την περιγραφή που έδωσε ο επισκέπτης.
- Τους συμμετέχοντες **(«Attendees»)** — εσάς ως διοργανωτή και τον επισκέπτη — με ένδειξη ότι και οι δύο έχουν αποδεχτεί την πρόσκληση.

[![Meeting in my callendar](https://docs.ellak.gr/uploads/images/gallery/2026-09/scaled-1680-/14-meeting-in-my-callendar.png)](https://docs.ellak.gr/uploads/images/gallery/2026-09/14-meeting-in-my-callendar.png)

---

## 3. Επιβεβαίωση Λειτουργίας (Test Scenarios)

| Δοκιμή | Αναμενόμενο αποτέλεσμα |
|---|---|
| Δημιουργία appointment schedule με **Visibility = Public** | Ο σύνδεσμος εμφανίζεται στη δημόσια σελίδα προφίλ σας |
| Δημιουργία appointment schedule με **Visibility = Private** | Ο σύνδεσμος είναι προσβάσιμος μόνο σε όποιον τον στείλετε εσείς, όχι μέσω δημόσιας σελίδας |
| Επισκέπτης προσπαθεί να κλείσει ώρα εντός του **buffer before/after** | Η ώρα δεν εμφανίζεται ως διαθέσιμη |
| Επισκέπτης προσπαθεί να κλείσει περισσότερα ραντεβού από το **Max slots per day** | Δεν προτείνεται επιπλέον διαθέσιμη ώρα για εκείνη την ημέρα |
| Επισκέπτης δεν επιβεβαιώνει το email εντός εύλογου χρόνου | Η κράτηση παραμένει εκκρεμής/δεν εμφανίζεται στο ημερολόγιο του διοργανωτή |
| Ήδη υπάρχει άλλο ραντεβού σε ημερολόγιο από τη λίστα **«Calendars to check for conflicts»** | Η συγκεκριμένη ώρα δεν προτείνεται στον επισκέπτη |

---

## 4. Συχνά Προβλήματα & Λύσεις

| Πρόβλημα | Πιθανή Αιτία | Λύση |
|---|---|---|
| Ο επισκέπτης δεν βλέπει καμία διαθέσιμη ώρα | Δεν έχει οριστεί «Booking availability» για τη συγκεκριμένη ημέρα (ενότητα 1.4) | Προσθέστε ώρες διαθεσιμότητας για την αντίστοιχη ημέρα |
| Ο επισκέπτης δεν λαμβάνει email επιβεβαίωσης | Πρόβλημα στο mail relay ή λάθος email διεύθυνση από τον επισκέπτη | Ελέγξτε την ουρά/logs του mail relay· ζητήστε από τον επισκέπτη να ελέγξει τον φάκελο ανεπιθύμητων |
| Ο σύνδεσμος δεν είναι ορατός σε τρίτους μέσω του προφίλ σας | Το appointment schedule έχει οριστεί ως **Private** | Αυτό είναι αναμενόμενο για Private· αν θέλετε δημόσια ορατότητα, αλλάξτε το σε **Public** |
| Προτείνεται ώρα που συγκρούεται με άλλη υποχρέωσή σας | Το σχετικό ημερολόγιο δεν έχει επιλεγεί στο **«Calendars to check for conflicts»** (ενότητα 1.3) | Προσθέστε το ημερολόγιο στη λίστα ελέγχου συγκρούσεων |
| Το ραντεβού δεν εμφανίζεται στο ημερολόγιό σας μετά την κράτηση | Ο επισκέπτης δεν έχει ολοκληρώσει την επιβεβαίωση μέσω email (ενότητα 2.3) | Περιμένετε την επιβεβαίωση ή επικοινωνήστε με τον επισκέπτη |

# Δημιουργία συνάντησης με προσκεκλημένους (Calendar event)

## Σκοπός

Το **«Ημερολόγιο» (Calendar)** του Nextcloud επιτρέπει τη δημιουργία ενός **event** με προσκεκλημένους/ες συναδέλφους/ισες, με προβολή της **διαθεσιμότητάς τους (free/busy)** πριν την επιλογή ώρας, αυτόματη **αποστολή πρόσκλησης με δυνατότητα RSVP** (Αποδοχή/Απόρριψη/Ίσως), και υποστήριξη **επαναλαμβανόμενων (recurring) events** για τακτικές συναντήσεις (π.χ. εβδομαδιαίο sync).

> **Διαφορά από τα «Appointment schedules»:** Αυτός ο οδηγός αφορά τη δημιουργία ενός **συγκεκριμένου event** με γνωστούς/ες συναδέλφους/ισες μέσα στον οργανισμό (standard calendar invite). Για δημόσιο σύνδεσμο κράτησης ραντεβού με εξωτερικούς/άγνωστους επισκέπτες, δείτε τον ξεχωριστό οδηγό «Προγραμματισμός ραντεβού μέσω [Ημερολογίου (Appointment scheduling)](https://docs.ellak.gr/books/hmerologhio-epafes/page/proghrammatismos-rantevou-meso-hmerologhioy-appointment-scheduling)».

---

## 1. Δημιουργία νέου event (Create a new event)

### 1.1 Άνοιγμα Ημερολογίου και νέο event (Open Calendar & new event)

1. Ανοίξτε την εφαρμογή **«Calendar»** από το μενού εφαρμογών.
2. Πατήστε πάνω σε κενό χρονικό διάστημα στο πλέγμα του ημερολογίου, ή το κουμπί **«+ Event»** πάνω αριστερά.

[![UΆνοιγμα Ημερολογίου και νέο event](https://docs.ellak.gr/uploads/images/gallery/2026-10/scaled-1680-/us-09-1.png)](https://docs.ellak.gr/uploads/images/gallery/2026-10/us-09-1.png)

### 1.2 Βασικά στοιχεία του event (Basic event details)

Συμπληρώστε:

- **Calendar** — σε ποιο ημερολόγιό σας θα καταχωρηθεί το event
- **Title** (Τίτλος) — π.χ. «Εβδομαδιαίο Sync – Τεχνική Ομάδα»
- **Date & time** (Ημερομηνία & ώρα έναρξης/λήξης)
- **Location** (Τοποθεσία) — φυσικός χώρος ή σύνδεσμος βιντεοκλήσης (π.χ. σύνδεσμος Nextcloud Talk)
- **Description** (Περιγραφή) — ατζέντα ή σχετικές πληροφορίες

[![Βασικά στοιχεία νέου event](https://docs.ellak.gr/uploads/images/gallery/2026-10/scaled-1680-/us-09-2.png)](https://docs.ellak.gr/uploads/images/gallery/2026-10/us-09-2.png)

[![Η συνάντηση στο ημερολόγιο](https://docs.ellak.gr/uploads/images/gallery/2026-10/scaled-1680-/us-09-3.png)](https://docs.ellak.gr/uploads/images/gallery/2026-10/us-09-3.png)

---

## 2. Προσθήκη προσκεκλημένων & Free/Busy (Add attendees & free/busy view)

### 2.1 Προσθήκη συμμετεχόντων (Add attendees)

1. Στην ίδια φόρμα, βρείτε την ενότητα **«Attendees» (Συμμετέχοντες)**.
2. Πληκτρολογήστε το όνομα ή email κάθε συναδέλφου που θέλετε να προσκαλέσετε, επιλέξτε τον από το autocomplete.
3. Μπορείτε να προσθέσετε πολλούς συμμετέχοντες, καθώς και ολόκληρη **ομάδα (group)**.

[![Προσθήκη συμμετεχόντων στο event](https://docs.ellak.gr/uploads/images/gallery/2026-10/scaled-1680-/us-09-4.png)](https://docs.ellak.gr/uploads/images/gallery/2026-10/us-09-4.png)


### 2.2 Προβολή διαθεσιμότητας — Free/Busy view

Μόλις προστεθεί ένας συμμετέχων, το Nextcloud εμφανίζει αυτόματα μια γραμμή **«Free/Busy»** κάτω από το όνομά του, πάνω στο ωράριο του event:

- **Πράσινο/κενό** τμήμα — ο συμμετέχων είναι ελεύθερος εκείνη την ώρα.
- **Κόκκινο/γραμμωτό** τμήμα — ο συμμετέχων έχει ήδη κάτι προγραμματισμένο (χωρίς να αποκαλύπτονται λεπτομέρειες του άλλου event, μόνο η κατάσταση "busy").

Αυτό σας επιτρέπει να μετακινήσετε την ώρα του event *πριν* το στείλετε, ώστε να αποφύγετε συγκρούσεις στο πρόγραμμα των συναδέλφων.

[![Προβολή Free/Busy πάνω στο ωράριο συμμετεχόντων](https://docs.ellak.gr/uploads/images/gallery/2026-10/scaled-1680-/us-09-5.png)](https://docs.ellak.gr/uploads/images/gallery/2026-10/us-09-5.png)

> 💡 **Σημείωση:** Η προβολή free/busy λειτουργεί μόνο για συμμετέχοντες **εντός του ίδιου Nextcloud** (ή federated Nextcloud με ενεργή ανταλλαγή free/busy) — για εξωτερικούς καλεσμένους (απλό email) δεν είναι διαθέσιμη, καθώς δεν υπάρχει πρόσβαση στο ημερολόγιό τους.

---

## 3. Αποστολή πρόσκλησης και RSVP (Send invite & RSVP)

### 3.1 Αποστολή πρόσκλησης (Send the invite)

Πατώντας **«Save» (Αποθήκευση)**, το event δημιουργείται και αποστέλλεται αυτόματα **πρόσκληση μέσω email (iMIP/ICS invite)** σε κάθε συμμετέχοντα, καθώς και ειδοποίηση εντός εφαρμογής αν είναι χρήστης του ίδιου Nextcloud.

### 3.2 Απάντηση καλεσμένου — RSVP (Accept / Decline / Tentative)

Ο καλεσμένος βλέπει στο event (είτε στο δικό του Nextcloud ημερολόγιο είτε στο email της πρόσκλησης) τρία κουμπιά απάντησης:

- **✓ Accept (Αποδοχή)**
- **? Maybe / Tentative (Ίσως)**
- **✗ Decline (Απόρριψη)**

### 3.3 Ενημέρωση του διοργανωτή (Organizer sees responses)

Ο διοργανωτής βλέπει, μέσα στο event, την κατάσταση απάντησης δίπλα σε κάθε συμμετέχοντα (π.χ. ✓ δίπλα σε όσους αποδέχτηκαν, ✗ σε όσους απέρριψαν), ώστε να γνωρίζει ποιοι θα παρευρεθούν χωρίς να χρειάζεται να ρωτήσει έναν-έναν.

---

## 4. Επαναλαμβανόμενα events (Recurring events)

### 4.1 Ρύθμιση επανάληψης (Set up repetition)

Στη φόρμα του event, ενεργοποιήστε **«Repeat» (Επανάληψη)** και επιλέξτε:

- **Συχνότητα** — π.χ. Daily, Weekly, Monthly, Yearly, ή custom μοτίβο (π.χ. κάθε 2 εβδομάδες, κάθε Δευτέρα και Πέμπτη)
- **Λήξη επανάληψης** — ποτέ, μετά από Χ επαναλήψεις, ή μέχρι συγκεκριμένη ημερομηνία

[![Ρύθμιση επανάληψης event](https://docs.ellak.gr/uploads/images/gallery/2026-10/scaled-1680-/us-09-6.png)](https://docs.ellak.gr/uploads/images/gallery/2026-10/us-09-6.png)

### 4.2 Επεξεργασία ή διαγραφή μίας επανάληψης vs. ολόκληρης της σειράς

Όταν τροποποιείτε ή διαγράφετε ένα επαναλαμβανόμενο event, το Nextcloud ρωτά αν η αλλαγή αφορά:

- **Μόνο αυτή την εμφάνιση (This event)**
- **Αυτή και όλες τις επόμενες (This and future events)**
- **Όλη τη σειρά (All events)**

---

## 5. Επιβεβαίωση Λειτουργίας (Test Scenarios)

| Δοκιμή | Αναμενόμενο αποτέλεσμα |
|---|---|
| Προσθήκη συμμετέχοντα με ήδη προγραμματισμένο event στην ίδια ώρα | Εμφανίζεται ένδειξη «busy» στη γραμμή free/busy του συγκεκριμένου συμμετέχοντα |
| Αποστολή πρόσκλησης σε εσωτερικό χρήστη | Ο καλεσμένος λαμβάνει ειδοποίηση εντός εφαρμογής και email, με κουμπιά RSVP |
| Καλεσμένος πατάει «Accept» | Ο διοργανωτής βλέπει την κατάσταση να ενημερώνεται σε «Accepted» στο event |
| Καλεσμένος πατάει «Decline» | Ο διοργανωτής βλέπει «Declined»· το event παραμένει στο ημερολόγιο του καλεσμένου με την αντίστοιχη ένδειξη |
| Δημιουργία εβδομαδιαίου επαναλαμβανόμενου event | Το event εμφανίζεται αυτόματα σε όλες τις αντίστοιχες μελλοντικές ημερομηνίες |
| Επεξεργασία μίας μόνο εμφάνισης επαναλαμβανόμενου event | Μόνο η συγκεκριμένη ημερομηνία αλλάζει· οι υπόλοιπες παραμένουν ως είχαν |

---

## 6. Συχνά Προβλήματα & Λύσεις

| Πρόβλημα | Πιθανή Αιτία | Λύση |
|---|---|---|
| Δεν εμφανίζεται free/busy πληροφορία για έναν συμμετέχοντα | Ο συμμετέχων είναι εξωτερικός (δεν έχει λογαριασμό στο ίδιο Nextcloud), ή δεν έχει δώσει πρόσβαση στο ημερολόγιό του | Αναμενόμενο για εξωτερικούς καλεσμένους· επιβεβαιώστε ότι εσωτερικοί χρήστες έχουν ορατό το ημερολόγιό τους στο οργανισμό |
| Ο καλεσμένος δεν λαμβάνει την πρόσκληση | Πρόβλημα στο mail relay, ή λάθος διεύθυνση email | Ελέγξτε την ουρά/logs του mail relay (βλ. υποδομή mail1.ellak.gr)· επιβεβαιώστε τη διεύθυνση email του καλεσμένου |
| Η απάντηση RSVP του καλεσμένου δεν ενημερώνει τον διοργανωτή | Ο καλεσμένος απάντησε απευθείας στο email αντί να πατήσει τα κουμπιά RSVP | Ζητήστε από τον καλεσμένο να χρησιμοποιήσει τα κουμπιά Accept/Decline/Maybe, όχι απλή απάντηση email |
| Διαγραφή μίας επανάληψης διέγραψε κατά λάθος όλη τη σειρά | Επιλέχθηκε «All events» αντί για «This event» στο παράθυρο επιβεβαίωσης | Προσοχή στην επιλογή εύρους (ενότητα 4.2)· αν έγινε λάθος, ελέγξτε αν υπάρχει πρόσφατη έκδοση/backup του ημερολογίου |
| Η ώρα του event εμφανίζεται λάθος σε κάποιον συμμετέχοντα | Διαφορετική ρύθμιση ζώνης ώρας (timezone) στον λογαριασμό του | Επιβεβαιώστε ότι η ζώνη ώρας στις προσωπικές ρυθμίσεις κάθε χρήστη είναι σωστή (π.χ. Europe/Athens) |

# Προγραμματισμός Συναντήσεων με Εσωτερικούς & Εξωτερικούς Συμμετέχοντες (Ημερολόγιο)

## 1. Δημιουργία νέας συνάντησης

### 1.1 Άνοιγμα νέου συμβάντος

1. Συνδεθείτε στο Nextcloud και μεταβείτε στην εφαρμογή **"Calendar"**.
2. Επιλέξτε την ημέρα/ώρα που θέλετε και πατήστε για να δημιουργήσετε νέο συμβάν, ή πατήστε **"+ Συμβάν"  (+ Event)**.

### 1.2 Συμπλήρωση στοιχείων συνάντησης

Συμπληρώστε:
- **Τίτλος** της συνάντησης.
- **Ημερομηνία/ώρα έναρξης και λήξης** (From/To) και ζώνη ώρας.
- **Τοποθεσία** (φυσική ή σύνδεσμος τηλεδιάσκεψης).
- **Περιγραφή** με λεπτομέρειες της συνάντησης.
- Προαιρετικά: **υπενθύμιση (reminder)** και **κατάσταση διαθεσιμότητας** (π.χ. "Busy").

### 1.3 Προσθήκη συμμετεχόντων (εσωτερικών και εξωτερικών)

1. Στην ενότητα **"Attendees"**, πατήστε στο πεδίο αναζήτησης **"Search for emails, users, contacts, contact groups or teams"**.
2. Για **εσωτερικό συνεργάτη** (λογαριασμός εντός του οργανισμού): πληκτρολογήστε το όνομα ή το email του — θα εμφανιστεί ως πρόταση αυτόματης συμπλήρωσης από το σύστημα.
3. Για **εξωτερικό συνεργάτη** (π.χ. προσωπικό Gmail ή άλλο email): πληκτρολογήστε απλά τη διεύθυνση email του — το σύστημα το προσθέτει ως εξωτερικό συμμετέχοντα.
4. Πατήστε **"Update"** (ή **"Αποθήκευση"** σε νέο συμβάν) για να αποσταλούν οι προσκλήσεις.

[![Άνοιγμα νέου συμβάντος - Προσθήκη συμμετεχόντων](https://docs.ellak.gr/uploads/images/gallery/2026-10/scaled-1680-/us-10-1.png)](https://docs.ellak.gr/uploads/images/gallery/2026-10/us-10-1.png)

> 💡 **Σημείωση:** Δεν απαιτείται ο εξωτερικός συμμετέχων να έχει λογαριασμό Nextcloud — αρκεί μια έγκυρη διεύθυνση email.

---

## 2. Τι λαμβάνει ο προσκεκλημένος

### 2.1 Email πρόσκλησης

Κάθε προσκεκλημένος — εσωτερικός ή εξωτερικός — λαμβάνει email πρόσκλησης στα στοιχεία της συνάντησης (τίτλος, ημερομηνία/ώρα, τοποθεσία, περιγραφή, διοργανωτής), με δύο κουμπιά απάντησης: **"Αποδοχή"** και **"Απόρριψη"**.

[![Email πρόσκλησης(https://docs.ellak.gr/uploads/images/gallery/2026-10/scaled-1680-/us-10-2.png)](https://docs.ellak.gr/uploads/images/gallery/2026-10/us-10-2.png)

### 2.2 Αυτόματη αναγνώριση από τον email client (προαιρετικό)

Σε ορισμένους email clients (π.χ. Gmail), το μήνυμα αναγνωρίζεται αυτόματα ως πρόσκληση ημερολογίου και εμφανίζονται επιπλέον κουμπιά απάντησης **"Ναι / Όχι / Ίσως"** στο πάνω μέρος του μηνύματος, πέρα από τα κουμπιά "Αποδοχή/Απόρριψη" του ίδιου του email.

[![Κουμπιά στο mail](https://docs.ellak.gr/uploads/images/gallery/2026-10/scaled-1680-/us-10-2-mail.png)](https://docs.ellak.gr/uploads/images/gallery/2026-10/us-10-2-mail.png)

[![Αυτόματη αναγνώριση από τον email client](https://docs.ellak.gr/uploads/images/gallery/2026-10/scaled-1680-/us-10-6.png)](https://docs.ellak.gr/uploads/images/gallery/2026-10/us-10-6.png)

> ⚠️ **Σημαντικό:** Αυτά τα δύο σετ κουμπιών λειτουργούν ανεξάρτητα. Η απάντηση μέσω "Αποδοχή/Απόρριψη" (σώμα email) ενημερώνει άμεσα το συμβάν στο Nextcloud. Η απάντηση μέσω "Ναι/Όχι/Ίσως" (αν υπάρχει) αφορά αντίγραφο του συμβάντος στο δικό του ημερολόγιο (π.χ. Google Calendar) και **δεν ενημερώνει πάντα** αυτόματα το αρχικό συμβάν στο Nextcloud — για σιγουριά, συστήνεται απάντηση μέσω του συνδέσμου "Αποδοχή/Απόρριψη".

---

## 3. Απάντηση στην πρόσκληση

### 3.1 Αποδοχή ή απόρριψη μέσω email

1. Ο προσκεκλημένος πατάει **"Αποδοχή"** ή **"Απόρριψη"** στο email.
2. Ανοίγει μια σελίδα επιβεβαίωσης στο Nextcloud που ενημερώνει ότι η απάντηση καταχωρήθηκε επιτυχώς.

[![Αποδοχή](https://docs.ellak.gr/uploads/images/gallery/2026-10/scaled-1680-/us-10-3.png)](https://docs.ellak.gr/uploads/images/gallery/2026-10/us-10-3.png)

> 💡 **Σημείωση:** Αυτή η σελίδα δεν απαιτεί σύνδεση (login) — λειτουργεί με μοναδικό σύνδεσμο που περιέχεται στο email, ώστε να μπορούν να απαντήσουν και χρήστες χωρίς λογαριασμό Nextcloud.

---

## 4. Ενημέρωση κατάστασης στο ημερολόγιο του διοργανωτή

1. Ο διοργανωτής ανοίγει ξανά το συμβάν στο Nextcloud Calendar.
2. Στη λίστα **"Attendees"**, η κατάσταση κάθε συμμετέχοντα ενημερώνεται αυτόματα (π.χ. από **"Invitation will be sent"** σε **"Accepted [όνομα διοργανωτή]'s invitation"**).

[![Ενημέρωση κατάστασης στο ημερολόγιο του διοργανωτή](https://docs.ellak.gr/uploads/images/gallery/2026-10/scaled-1680-/us-10-4.png)](https://docs.ellak.gr/uploads/images/gallery/2026-10/us-10-4.png)

3. Η ίδια διαδικασία ισχύει και όταν προστίθεται δεύτερος, εσωτερικός αυτή τη φορά, συμμετέχων — λαμβάνει αντίστοιχο email πρόσκλησης και η κατάστασή του ενημερώνεται με τον ίδιο τρόπο μόλις απαντήσει.

[![Εσωτερικός Συμμετέχοντας](https://docs.ellak.gr/uploads/images/gallery/2026-10/scaled-1680-/us-10-9.png)](https://docs.ellak.gr/uploads/images/gallery/2026-10/us-10-9.png)

---

## 5. Προβολή της συνάντησης σε άλλα ημερολόγια (εξωτερικός συγχρονισμός)

Όταν ένας συμμετέχων χρησιμοποιεί δικό του ημερολόγιο (π.χ. Google Calendar, ημερολόγιο κινητού) που έχει συνδέσει με το email του, η συνάντηση μπορεί να εμφανιστεί και εκεί — ανεξάρτητα από το αν έχει απαντήσει μέσω του Nextcloud.

[![Προβολή της συνάντησης σε άλλα ημερολόγια](https://docs.ellak.gr/uploads/images/gallery/2026-10/scaled-1680-/us-10-5.png)](https://docs.ellak.gr/uploads/images/gallery/2026-10/us-10-5.png)

[![Προβολή της συνάντησης σε άλλα ημερολόγια](https://docs.ellak.gr/uploads/images/gallery/2026-10/scaled-1680-/us-10-7.png)](https://docs.ellak.gr/uploads/images/gallery/2026-10/us-10-7.png)

> ⚠️ **Σημείωση:** Αυτή η συγχρονισμένη προβολή είναι λειτουργία του email client/ημερολογίου του παραλήπτη και όχι του Nextcloud — παρατίθεται εδώ μόνο ενημερωτικά, καθώς ο χρήστης μπορεί να τη συναντήσει στην πράξη.

---

## 6. Επιβεβαίωση Λειτουργίας (Test Scenarios)

Σύμφωνα με το κριτήριο αποδοχής (AC) του US-10:

| Δοκιμή | Αναμενόμενο αποτέλεσμα |
|---|---|
| Δημιουργία συνάντησης με **εσωτερικό** συμμετέχοντα | Λαμβάνει email πρόσκλησης· η απάντησή του ενημερώνει το συμβάν |
| Δημιουργία συνάντησης με **εξωτερικό** συμμετέχοντα (χωρίς λογαριασμό Nextcloud) | Λαμβάνει email πρόσκλησης· μπορεί να απαντήσει χωρίς σύνδεση· η απάντηση ενημερώνει το συμβάν |
| Απάντηση **"Αποδοχή"** από συμμετέχοντα | Η κατάστασή του στη λίστα "Attendees" αλλάζει σε "Accepted" |
| Απάντηση **"Απόρριψη"** από συμμετέχοντα | Η κατάστασή του στη λίστα "Attendees" ενημερώνεται αντίστοιχα |

---

## 7. Συχνά Προβλήματα & Λύσεις

| Πρόβλημα | Πιθανή Αιτία | Λύση |
|---|---|---|
| Ο εξωτερικός συμμετέχων δεν έλαβε email | Λάθος διεύθυνση email ή email στον φάκελο spam | Ελέγξτε την ορθότητα της διεύθυνσης και τον φάκελο ανεπιθύμητων |
| Η κατάσταση δεν ενημερώνεται στο Nextcloud | Ο συμμετέχων απάντησε μέσω "Ναι/Όχι/Ίσως" του δικού του email client, όχι μέσω "Αποδοχή/Απόρριψη" | Ζητήστε να χρησιμοποιήσει τον σύνδεσμο "Αποδοχή/Απόρριψη" μέσα στο σώμα του email |
| Ο σύνδεσμος απάντησης δεν λειτουργεί | Έχει ήδη χρησιμοποιηθεί ή η πρόσκληση ακυρώθηκε | Ζητήστε νέα πρόσκληση από τον διοργανωτή |

# Κοινό Βιβλίο Επαφών Οργανισμού (CardDAV)

## 1. Πρόσβαση στο Κοινό Βιβλίο Επαφών μέσω Browser

### 1.1 Άνοιγμα της εφαρμογής Contacts

1. Συνδεθείτε στο Nextcloud μέσω browser.
2. Από το μενού εφαρμογών (πάνω αριστερά), επιλέξτε **"Contacts"**.

[![Άνοιγμα της εφαρμογής Contacts](https://docs.ellak.gr/uploads/images/gallery/2026-10/scaled-1680-/us-11-1.png)](https://docs.ellak.gr/uploads/images/gallery/2026-10/us-11-1.png)

### 1.2 Το κοινό βιβλίο επαφών του οργανισμού

Στο αριστερό μενού της εφαρμογής Contacts εμφανίζονται τα διαθέσιμα βιβλία επαφών (address books). Το κοινό βιβλίο επαφών του οργανισμού εμφανίζεται με το αντίστοιχο όνομα (π.χ. "Οργανισμός" ή "Company Contacts") και περιέχει τις επαφές συναδέλφων/συνεργατών.

[![Το κοινό βιβλίο επαφών του οργανισμού](https://docs.ellak.gr/uploads/images/gallery/2026-10/scaled-1680-/us-11-2.png)](https://docs.ellak.gr/uploads/images/gallery/2026-10/us-11-2.png)

### 1.3 Αναζήτηση & προβολή στοιχείων επικοινωνίας

1. Χρησιμοποιήστε το πεδίο αναζήτησης στο πάνω μέρος για να βρείτε έναν συνάδελφο με βάση όνομα, email ή τηλέφωνο.
2. Πατήστε πάνω σε μια επαφή για να δείτε τα πλήρη στοιχεία της (email, τηλέφωνο, τμήμα, κ.λπ.).

[![UΑναζήτηση στοιχείων επικοινωνίας](https://docs.ellak.gr/uploads/images/gallery/2026-10/scaled-1680-/us-11-3.png)](https://docs.ellak.gr/uploads/images/gallery/2026-10/us-11-3.png)

[![Προβολή στοιχείων επικοινωνίας](https://docs.ellak.gr/uploads/images/gallery/2026-10/scaled-1680-/us-11-4.png)](https://docs.ellak.gr/uploads/images/gallery/2026-10/us-11-4.png)

---

## 2. Συγχρονισμός μέσω CardDAV

Το κοινό βιβλίο επαφών μπορεί να συγχρονιστεί με εφαρμογές επαφών τρίτων (π.χ. Outlook, Thunderbird, το ημερολόγιο/επαφές του κινητού) μέσω του πρωτοκόλλου **CardDAV**, ώστε να είναι διαθέσιμο ακόμα και εκτός του browser.

### 2.1 Εύρεση του συνδέσμου CardDAV

1. Στην εφαρμογή Contacts, πατήστε το εικονίδιο ρυθμίσεων (⚙️) δίπλα στο βιβλίο επαφών ή στο κάτω μέρος του αριστερού μενού.
2. Επιλέξτε **"Αντιγραφή συνδέσμου CardDAV" (Copy CardDAV link)**.

[![Εύρεση του συνδέσμου CardDAV](https://docs.ellak.gr/uploads/images/gallery/2026-10/scaled-1680-/us-11-5.png)](https://docs.ellak.gr/uploads/images/gallery/2026-10/us-11-5.png)

### 2.2 Ρύθμιση σε desktop εφαρμογή (π.χ. Thunderbird/Outlook)

1. Ανοίξτε την εφαρμογή email/επαφών του υπολογιστή σας.
2. Προσθέστε νέο λογαριασμό επαφών τύπου **CardDAV**.
3. Επικολλήστε τον σύνδεσμο CardDAV που αντιγράψατε και εισάγετε τα στοιχεία σύνδεσης (όνομα χρήστη/κωδικό ή app password).
4. Αποθηκεύστε — οι επαφές του οργανισμού συγχρονίζονται αυτόματα.


---

## 3. Πρόσβαση στις Επαφές από Κινητό

### 3.1 Ρύθμιση CardDAV λογαριασμού στο κινητό

1. Μεταβείτε στις **Ρυθμίσεις** της συσκευής σας → **Λογαριασμοί** (ή **Επαφές**).
2. Προσθέστε νέο λογαριασμό τύπου **CardDAV** (σε Android συνήθως μέσω εφαρμογής όπως [DAVx⁵](https://f-droid.org/packages/at.bitfire.davdroid/)· σε iOS από **Ρυθμίσεις > Επαφές > Λογαριασμοί > Προσθήκη λογαριασμού > Άλλο > Λογαριασμός CardDAV**).
3. Εισάγετε τον σύνδεσμο CardDAV του οργανισμού, το όνομα χρήστη και τον κωδικό (ή app password).
4. Αποθηκεύστε τη ρύθμιση.


### 3.2 Προβολή επαφών στην εφαρμογή επαφών του κινητού

Μετά την επιτυχή ρύθμιση, οι επαφές του κοινού βιβλίου εμφανίζονται αυτόματα στην προεπιλεγμένη εφαρμογή επαφών της συσκευής, μαζί με τις προσωπικές σας επαφές.

---

## 4. Επιβεβαίωση Συγχρονισμού

Σύμφωνα με το κριτήριο αποδοχής (AC):

1. Ανοίξτε το κοινό βιβλίο επαφών μέσω **browser** και σημειώστε τον αριθμό επαφών.
2. Ελέγξτε ότι ο **ίδιος αριθμός επαφών** εμφανίζεται στο **κινητό** μετά τη ρύθμιση CardDAV.
3. Δοκιμάστε να ανοίξετε τα στοιχεία μιας τυχαίας επαφής και από τις δύο συσκευές — τα στοιχεία πρέπει να ταυτίζονται.

---

## 5. Συχνά Προβλήματα & Λύσεις

| Πρόβλημα | Πιθανή Αιτία | Λύση |
|---|---|---|
| Οι επαφές δεν εμφανίζονται στο κινητό | Λάθος σύνδεσμος CardDAV ή στοιχεία σύνδεσης | Επαληθεύστε τον σύνδεσμο και τα στοιχεία σύνδεσης |
| Δεν ζητείται κωδικός αλλά απαιτείται app password | Έχει ενεργοποιηθεί 2FA στον λογαριασμό | Δημιουργήστε app password από τις ρυθμίσεις ασφαλείας και χρησιμοποιήστε το αντί για τον κανονικό κωδικό |
| Οι αλλαγές σε μια επαφή δεν συγχρονίζονται άμεσα | Καθυστέρηση συγχρονισμού της εφαρμογής/συσκευής | Αναγκάστε χειροκίνητο συγχρονισμό (pull to refresh ή "Sync now") |

---

## Σύνοψη

| Συσκευή/Εφαρμογή | Τρόπος πρόσβασης |
|---|---|
| Browser | Απευθείας μέσω της εφαρμογής "Contacts" |
| Desktop (Outlook/Thunderbird) | Σύνδεση μέσω CardDAV λογαριασμού |
| Κινητό (Android/iOS) | Σύνδεση μέσω CardDAV λογαριασμού στις ρυθμίσεις επαφών |