# Ημερολόγιο & Επαφές # Προγραμματισμός ραντεβού μέσω Ημερολογίου (Appointment scheduling) ## Σκοπός Αυτός ο οδηγός εξηγεί πώς μπορείτε να δημιουργήσετε έναν **προσωπικό σύνδεσμο ραντεβού (Appointment schedule)** στο **«Ημερολόγιο» (Calendar)** του Nextcloud, ώστε άλλα άτομα να μπορούν να κλείνουν μόνα τους μια συνάντηση μαζί σας — χωρίς να χρειάζεται να ανταλλάξετε πολλά email για να βρείτε κοινή διαθέσιμη ώρα. Ο οδηγός καλύπτει δύο πλευρές: 1. **Πώς δημιουργείτε εσείς** το πρόγραμμα ραντεβού (τη σελίδα κράτησης) — ενότητα 1. 2. **Πώς κλείνει ραντεβού ο επισκέπτης**, χρησιμοποιώντας τον σύνδεσμο που θα του στείλετε — ενότητα 2. --- ## 1. Δημιουργία προγράμματος ραντεβού (Create appointment schedule) ### 1.1 Άνοιγμα του Ημερολογίου (Calendar) Συνδεθείτε στο Nextcloud και επιλέξτε την εφαρμογή **«Calendar» (Ημερολόγιο)** από το πάνω μενού εφαρμογών. [![Επιλογή ημερολογίου](https://docs.ellak.gr/uploads/images/gallery/2026-09/scaled-1680-/1-calendar.png)](https://docs.ellak.gr/uploads/images/gallery/2026-09/1-calendar.png) ### 1.2 Δημιουργία νέου προγράμματος (New appointment schedule) Στην αριστερή στήλη του Ημερολογίου, θα δείτε την ενότητα **«Appointment schedules» (Προγράμματα ραντεβού)**. Πατήστε το εικονίδιο **«+»** δίπλα της, ή το κουμπί **«Create new»** που εμφανίζεται, για να ξεκινήσετε τη δημιουργία ενός νέου προγράμματος. [![Appointments schedule](https://docs.ellak.gr/uploads/images/gallery/2026-09/scaled-1680-/2-appointments-schedule.png)](https://docs.ellak.gr/uploads/images/gallery/2026-09/2-appointments-schedule.png) ### 1.3 Βασικά στοιχεία του ραντεβού (Basic appointment details) Θα ανοίξει ένα παράθυρο με τίτλο **«Create appointment schedule»**. Εδώ συμπληρώνετε: - **Appointment name** (Όνομα ραντεβού): π.χ. «Meeting with Efstathios Iosifidis» — αυτό είναι ο τίτλος που θα βλέπει ο επισκέπτης. - **Location** (Τοποθεσία): π.χ. «Online», αν η συνάντηση γίνεται διαδικτυακά. - **Description** (Περιγραφή): μια σύντομη εξήγηση για το τι αφορά το ραντεβού. - **Duration** (Διάρκεια σε λεπτά): πόσο θα διαρκεί κάθε συνάντηση, π.χ. 30 λεπτά. - **Increments** (Βήμα ωρών): κάθε πόσα λεπτά θα εμφανίζονται διαθέσιμες ώρες προς επιλογή (π.χ. ανά 15 λεπτά). - **Booking calendar** (Ημερολόγιο κράτησης): σε ποιο δικό σας ημερολόγιο θα καταχωρείται αυτόματα το ραντεβού μόλις κλειστεί (π.χ. «Personal»). - **Calendars to check for conflicts** (Ημερολόγια για έλεγχο συγκρούσεων): ποια άλλα ημερολόγιά σας θα ελέγχονται, ώστε να μην προταθεί ώρα που ήδη έχετε κάτι άλλο προγραμματισμένο. - **Visibility** (Ορατότητα): - **Public** – εμφανίζεται στη δημόσια σελίδα προφίλ σας, ή - **Private** – προσβάσιμο μόνο σε όποιον στείλετε εσείς τον σύνδεσμο (συνιστάται για ραντεβού με συγκεκριμένα άτομα). [![Create appointment](https://docs.ellak.gr/uploads/images/gallery/2026-09/scaled-1680-/3-create-appointment.png)](https://docs.ellak.gr/uploads/images/gallery/2026-09/3-create-appointment.png) [![Appointment setting](https://docs.ellak.gr/uploads/images/gallery/2026-09/scaled-1680-/3-appointment-setting.png)](https://docs.ellak.gr/uploads/images/gallery/2026-09/3-appointment-setting.png) ### 1.4 Διαθεσιμότητα ωρών (Booking availability) Στη συνέχεια της ίδιας φόρμας, θα βρείτε την ενότητα **«Booking availability»**, όπου ορίζετε **ποιες ημέρες και ώρες** είστε διαθέσιμοι για ραντεβού. Για κάθε ημέρα της εβδομάδας μπορείτε να: - Ορίσετε ώρα έναρξης και λήξης (π.χ. Δευτέρα έως Παρασκευή, 09:00 π.μ. έως 05:00 μ.μ.). - Προσθέσετε επιπλέον χρονικά διαστήματα με το **«+»** (π.χ. αν θέλετε πρωί και απόγευμα ξεχωριστά). - Αφήσετε μια ημέρα χωρίς ώρες («No times set»), όπως το Σαββατοκύριακο, αν δεν είστε διαθέσιμοι. [![Booking availability](https://docs.ellak.gr/uploads/images/gallery/2026-09/scaled-1680-/4-booking-availability.png)](https://docs.ellak.gr/uploads/images/gallery/2026-09/4-booking-availability.png) ### 1.5 Περιορισμοί προγραμματισμού (Planning restrictions) Παρακάτω στη φόρμα υπάρχει η ενότητα **«Planning restrictions»**, όπου μπορείτε να προσθέσετε επιπλέον κανόνες για να προστατέψετε το πρόγραμμά σας: - **Buffer before the event** (Χρόνος «ασφαλείας» πριν το ραντεβού): π.χ. 15 λεπτά κενό πριν από κάθε συνάντηση. - **Buffer after the event** (Χρόνος «ασφαλείας» μετά το ραντεβού): αντίστοιχο κενό μετά. - **Minimum time before next slot** (Ελάχιστος χρόνος πριν την επόμενη διαθέσιμη ώρα): π.χ. κάποιος δεν μπορεί να κλείσει ραντεβού λιγότερο από 15 λεπτά πριν αρχίσει. - **Max slots per day** (Μέγιστος αριθμός ραντεβού ανά ημέρα): π.χ. το πολύ 3 ραντεβού την ημέρα. - **Limit how far in the future appointments can be booked** (Περιορισμός πόσο μπροστά στο μέλλον μπορεί να κλειστεί ραντεβού): π.χ. έως 2 μήνες μπροστά. Αφού ολοκληρώσετε τις ρυθμίσεις, πατήστε **«Save» (Αποθήκευση)**. [![Planning restrictions](https://docs.ellak.gr/uploads/images/gallery/2026-09/scaled-1680-/5-planning-restrictions.png)](https://docs.ellak.gr/uploads/images/gallery/2026-09/5-planning-restrictions.png) [![Planing restrictions complete](https://docs.ellak.gr/uploads/images/gallery/2026-09/scaled-1680-/6-planing-restrictions.png)](https://docs.ellak.gr/uploads/images/gallery/2026-09/6-planing-restrictions.png) ### 1.6 Ολοκλήρωση και λήψη συνδέσμου (Finish & copy link) Μόλις αποθηκευτεί το πρόγραμμα ραντεβού, θα εμφανιστεί μήνυμα επιβεβαίωσης **«Appointment schedule successfully created»**. Από εκεί μπορείτε να: - Πατήσετε **«Preview»** για να δείτε πώς φαίνεται η σελίδα κράτησης στον επισκέπτη. - Πατήσετε **«Copy link»** για να αντιγράψετε τον σύνδεσμο και να τον στείλετε στο άτομο με το οποίο θέλετε να κλείσετε ραντεβού (π.χ. μέσω email). [![Schedule created](https://docs.ellak.gr/uploads/images/gallery/2026-09/scaled-1680-/7-schedule-created.png)](https://docs.ellak.gr/uploads/images/gallery/2026-09/7-schedule-created.png) --- ## 2. Κράτηση ραντεβού από τον επισκέπτη (Guest booking flow) Αυτή η ενότητα δείχνει τι θα δει και τι θα κάνει το άτομο που λαμβάνει τον σύνδεσμο ραντεβού σας. ### 2.1 Επιλογή ημερομηνίας και ώρας Ο επισκέπτης ανοίγει τον σύνδεσμο που του στείλατε και βλέπει μια σελίδα με: - Το όνομά σας και τον τίτλο του ραντεβού. - Ένα ημερολόγιο, όπου επιλέγει την ημερομηνία που τον βολεύει. - Μια λίστα με τις διαθέσιμες ώρες για εκείνη την ημέρα (βάσει των ρυθμίσεων των ενοτήτων 1.4 και 1.5). [![Book a meeting](https://docs.ellak.gr/uploads/images/gallery/2026-09/scaled-1680-/8-book-a-meeting.png)](https://docs.ellak.gr/uploads/images/gallery/2026-09/8-book-a-meeting.png) ### 2.2 Καταχώρηση στοιχείων Αφού ο επισκέπτης επιλέξει ώρα, εμφανίζεται φόρμα όπου συμπληρώνει: - Το όνομά του. - Τη διεύθυνση email του. - Ένα προαιρετικό μήνυμα, στο πεδίο «Παρακαλούμε μοιραστείτε ό,τι θα βοηθούσε…» (π.χ. τον λόγο της συνάντησης). Στη συνέχεια πατάει **«Κλείσιμο ραντεβού»**. [![Book a meeting with me](https://docs.ellak.gr/uploads/images/gallery/2026-09/scaled-1680-/9-book-a-meeting-with-me.png)](https://docs.ellak.gr/uploads/images/gallery/2026-09/9-book-a-meeting-with-me.png) [![Enter your data](https://docs.ellak.gr/uploads/images/gallery/2026-09/scaled-1680-/10-enter-your-data.png)](https://docs.ellak.gr/uploads/images/gallery/2026-09/10-enter-your-data.png) ### 2.3 Επιβεβαίωση μέσω email (Email confirmation) Μετά την υποβολή, ο επισκέπτης βλέπει μήνυμα ότι πρέπει **να επιβεβαιώσει την κράτησή του μέσω email**, για να αποφευχθούν ψεύτικες ή τυχαίες κρατήσεις. [![Check your mail](https://docs.ellak.gr/uploads/images/gallery/2026-09/scaled-1680-/tuE11-check-your-mail.png)](https://docs.ellak.gr/uploads/images/gallery/2026-09/tuE11-check-your-mail.png) Παράλληλα, ο επισκέπτης λαμβάνει email με θέμα «παρακαλώ επιβεβαιώστε την κράτησή σας» και κουμπί **«Επιβεβαίωση»**, το οποίο μπορεί εναλλακτικά να χρησιμοποιήσει από τα εισερχόμενά του για να ολοκληρώσει την ίδια ενέργεια. [![Verify](https://docs.ellak.gr/uploads/images/gallery/2026-09/scaled-1680-/12-verify.png)](https://docs.ellak.gr/uploads/images/gallery/2026-09/12-verify.png) Ανοίγοντας τον σύνδεσμο επιβεβαίωσης, ο επισκέπτης βλέπει μια σελίδα **«Confirm your appointment»** με σύνοψη των στοιχείων του ραντεβού (ημερομηνία, ώρα, ζώνη ώρας, στοιχεία διοργανωτή) και πατάει το κουμπί **«Confirm»**. [![Verify your appointment](https://docs.ellak.gr/uploads/images/gallery/2026-09/scaled-1680-/12-0-verify-your-appointment.png)](https://docs.ellak.gr/uploads/images/gallery/2026-09/12-0-verify-your-appointment.png) Αμέσως μετά εμφανίζεται μήνυμα που επιβεβαιώνει ότι η κράτηση ολοκληρώθηκε επιτυχώς **(«Thank you. Your booking … has been confirmed»)**. [![Verified](https://docs.ellak.gr/uploads/images/gallery/2026-09/scaled-1680-/12-1-verified.png)](https://docs.ellak.gr/uploads/images/gallery/2026-09/12-1-verified.png) Μόλις επιβεβαιώσει, λαμβάνει ένα δεύτερο email που επιβεβαιώνει ότι η κράτηση έγινε δεκτή, με όλα τα στοιχεία του ραντεβού και οδηγίες για το πώς μπορεί να το ακυρώσει αν χρειαστεί (απαντώντας στο email ή επισκεπτόμενος τη σελίδα προφίλ σας). [![Verified](https://docs.ellak.gr/uploads/images/gallery/2026-09/scaled-1680-/13-verified.png)](https://docs.ellak.gr/uploads/images/gallery/2026-09/13-verified.png) Ταυτόχρονα, **εσείς ως διοργανωτής** λαμβάνετε ένα δικό σας ενημερωτικό email, που σας πληροφορεί ότι κάποιος έκλεισε ραντεβού μαζί σας, με τα στοιχεία του επισκέπτη (όνομα, email), την περιγραφή, την ημερομηνία/ώρα και τυχόν σχόλιο που άφησε. [![Notification](https://docs.ellak.gr/uploads/images/gallery/2026-09/scaled-1680-/14-notification.png)](https://docs.ellak.gr/uploads/images/gallery/2026-09/14-notification.png) ### 2.4 Το ραντεβού στο ημερολόγιό σας (Appointment on your calendar) Τέλος, το ραντεβού καταχωρείται αυτόματα στο ημερολόγιό σας (στο «Booking calendar» που είχατε επιλέξει στην ενότητα 1.3). Ανοίγοντάς το, βλέπετε: - Τον τίτλο και την ώρα του ραντεβού. - Την περιγραφή που έδωσε ο επισκέπτης. - Τους συμμετέχοντες **(«Attendees»)** — εσάς ως διοργανωτή και τον επισκέπτη — με ένδειξη ότι και οι δύο έχουν αποδεχτεί την πρόσκληση. [![Meeting in my callendar](https://docs.ellak.gr/uploads/images/gallery/2026-09/scaled-1680-/14-meeting-in-my-callendar.png)](https://docs.ellak.gr/uploads/images/gallery/2026-09/14-meeting-in-my-callendar.png) --- ## 3. Επιβεβαίωση Λειτουργίας (Test Scenarios) | Δοκιμή | Αναμενόμενο αποτέλεσμα | |---|---| | Δημιουργία appointment schedule με **Visibility = Public** | Ο σύνδεσμος εμφανίζεται στη δημόσια σελίδα προφίλ σας | | Δημιουργία appointment schedule με **Visibility = Private** | Ο σύνδεσμος είναι προσβάσιμος μόνο σε όποιον τον στείλετε εσείς, όχι μέσω δημόσιας σελίδας | | Επισκέπτης προσπαθεί να κλείσει ώρα εντός του **buffer before/after** | Η ώρα δεν εμφανίζεται ως διαθέσιμη | | Επισκέπτης προσπαθεί να κλείσει περισσότερα ραντεβού από το **Max slots per day** | Δεν προτείνεται επιπλέον διαθέσιμη ώρα για εκείνη την ημέρα | | Επισκέπτης δεν επιβεβαιώνει το email εντός εύλογου χρόνου | Η κράτηση παραμένει εκκρεμής/δεν εμφανίζεται στο ημερολόγιο του διοργανωτή | | Ήδη υπάρχει άλλο ραντεβού σε ημερολόγιο από τη λίστα **«Calendars to check for conflicts»** | Η συγκεκριμένη ώρα δεν προτείνεται στον επισκέπτη | --- ## 4. Συχνά Προβλήματα & Λύσεις | Πρόβλημα | Πιθανή Αιτία | Λύση | |---|---|---| | Ο επισκέπτης δεν βλέπει καμία διαθέσιμη ώρα | Δεν έχει οριστεί «Booking availability» για τη συγκεκριμένη ημέρα (ενότητα 1.4) | Προσθέστε ώρες διαθεσιμότητας για την αντίστοιχη ημέρα | | Ο επισκέπτης δεν λαμβάνει email επιβεβαίωσης | Πρόβλημα στο mail relay ή λάθος email διεύθυνση από τον επισκέπτη | Ελέγξτε την ουρά/logs του mail relay· ζητήστε από τον επισκέπτη να ελέγξει τον φάκελο ανεπιθύμητων | | Ο σύνδεσμος δεν είναι ορατός σε τρίτους μέσω του προφίλ σας | Το appointment schedule έχει οριστεί ως **Private** | Αυτό είναι αναμενόμενο για Private· αν θέλετε δημόσια ορατότητα, αλλάξτε το σε **Public** | | Προτείνεται ώρα που συγκρούεται με άλλη υποχρέωσή σας | Το σχετικό ημερολόγιο δεν έχει επιλεγεί στο **«Calendars to check for conflicts»** (ενότητα 1.3) | Προσθέστε το ημερολόγιο στη λίστα ελέγχου συγκρούσεων | | Το ραντεβού δεν εμφανίζεται στο ημερολόγιό σας μετά την κράτηση | Ο επισκέπτης δεν έχει ολοκληρώσει την επιβεβαίωση μέσω email (ενότητα 2.3) | Περιμένετε την επιβεβαίωση ή επικοινωνήστε με τον επισκέπτη |